Een dinnershow of themavond organiseren, zo regel je de reserveringen

Live muziek, een cabaretier tussen de gangen door of een wijndiner met de wijnmaker aan tafel. Zulke avonden geven je restaurant iets extra's: gasten komen voor de beleving en je vult een avond die normaal misschien rustig is. Maar een themavond loopt alleen goed als de reserveringen kloppen. Te veel gasten, een keuken die het tempo niet aankan of gewone tafels die halverwege binnenkomen, en de avond verliest zijn charme.

Kies het format

Begin bij de vraag wat voor avond het wordt, want daaruit volgt de rest. Een paar veelvoorkomende vormen:

• Live muziek, als achtergrond of als optreden in sets tussen de gangen.
• Cabaret, comedy of een andere voorstelling, waarbij het programma het ritme van de avond bepaalt.
• Een wijn- of bierdiner, met een vast menu en bij elke gang een passende wijn of een toelichting van de maker.

Bespreek met de artiest vooraf hoe lang het programma duurt, wanneer de pauzes vallen en wat hij nodig heeft aan ruimte, licht en geluid.

Werk met één of twee vaste zittingen

Een themavond loopt soepel als iedereen tegelijk begint. Kies een vaste aanvangstijd, bijvoorbeeld 19.00 uur, met een inloop een half uur eerder. Zo serveert de keuken elke gang aan de hele zaal tegelijk en sluit het programma aan op het menu.

Is de vraag groot genoeg, dan kun je twee zittingen overwegen. Dat werkt bij een wijndiner of een korte set muziek, maar is lastiger bij een voorstelling: de artiest speelt twee keer en tussendoor moet de zaal opnieuw worden gedekt. Begin bij twijfel met één zitting en breid uit als de avonden uitverkocht raken.

Bepaal de capaciteit realistisch

Hoeveel gasten kun je kwijt? Meestal minder dan op een gewone avond. Kijk naar drie dingen:

• De zaal. Een podium, geluid of vrij zicht op de artiest kosten tafels. Tel de plaatsen die echt overblijven.
• De keuken. Een hele zaal die tegelijk een gang krijgt, vraagt meer dan bestellingen die verspreid binnenkomen. Hoeveel borden krijgt je keuken tegelijk netjes de deur uit?
• Het personeel. Uitserveren voor een volle zaal, wijn schenken bij elke gang en afruimen voor de volgende act. Reken uit hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt.

De laagste van de drie is je echte capaciteit. Bepaal ook een minimale en maximale groepsgrootte, zodat er geen grote groep bij een intieme voorstelling belandt en je geen losse stoelen overhoudt.

Prijs per persoon

Een themavond verkoop je per persoon, voor een vaste prijs. Bepaal wat erin zit: het menu, de show, de wijnen bij elke gang, een welkomstdrankje? Reken naast de ingrediënten ook de artiest, extra personeel en techniek mee. Met een early-birdprijs beloon je gasten die vroeg boeken, en zie je sneller hoeveel belangstelling er is.

Aanbetaling of volledige vooruitbetaling

Bij een vast aantal plaatsen, extra inkoop en een artiest die je hoe dan ook betaalt, is een lege stoel extra duur. Vraag daarom altijd iets vooraf. Je hebt twee keuzes:

• Een aanbetaling per persoon, die een deel van de prijs dekt en met de rekening wordt verrekend. De drempel is lager, en drankjes rekenen gasten ter plekke af.
• Volledige vooruitbetaling, waarbij de gast het hele bedrag bij het reserveren betaalt. Dat voelt als een kaartje kopen, past goed bij een voorstelling en scheelt werk bij het afrekenen.

Meer over waarom en wanneer aanbetalingen werken, lees je in ons artikel over minder no-shows.

Een helder annuleringsbeleid

Leg vast tot wanneer een gast kosteloos kan annuleren. Voor een themavond ligt een ruimere termijn voor de hand dan voor een gewone reservering, omdat je de plaats nog moet kunnen doorverkopen. Een paar dagen van tevoren is een redelijk uitgangspunt. Zet het beleid in één of twee zinnen op je website en in de bevestiging.

Voorkom botsingen met gewone reserveringen

Een veelgemaakte fout: de themavond staat in de agenda, maar via je website kunnen gasten die avond nog gewoon een tafel boeken. Dan zit er een stel dat rustig wil eten midden in de show, of de zaal is vol voordat de themavond is uitverkocht.

Kies daarom per avond: de hele zaal is voor de themavond, of je deelt de zaal duidelijk op met een eigen capaciteit voor allebei. Zorg dat je online reserveringssysteem dat ook weet. Hetzelfde principe geldt voor de feestdagen, zie ons artikel over kerstreserveringen.

Verkoop de avond

Een themavond verkoopt zich niet vanzelf. Begin ruim van tevoren, afhankelijk van het soort avond een aantal weken tot een paar maanden.

• Website: een eigen pagina of blok met datum, aanvangstijd, programma, menu, prijs en een directe link om te reserveren.
• Nieuwsbrief: je vaste gasten zijn vaak de eersten die boeken. Geef ze een voorsprong, bijvoorbeeld met de early-birdprijs.
• Social media: laat de artiest of wijnmaker zien en vraag of die de avond ook deelt.
• Google-bedrijfsprofiel: plaats een bericht over de avond, zodat gasten het zien wanneer ze je opzoeken.

Vraag dieetwensen vooraf uit

Met een vast menu en een zaal die tegelijk wordt uitgeserveerd, is improviseren lastig. Vraag allergieën en dieetwensen uit bij het reserveren en herinner gasten er een paar dagen van tevoren nog aan. Zorg dat de keuken de lijst op tijd heeft, en bereid standaard een vegetarische variant voor.

Een wachtlijst voor uitverkochte avonden

Is de avond vol, laat gasten dan niet zomaar gaan maar zet ze op een wachtlijst. Annuleert iemand, dan bied je de plaats aan de volgende op de lijst aan. En een lange wachtlijst is een duidelijk teken dat er ruimte is voor een tweede avond.

Het draaiboek op de avond zelf

Een goede themavond is vooral een kwestie van timing. Maak een eenvoudig draaiboek met tijden en deel het met keuken, bediening en artiest:

• Inloop: wanneer de deuren opengaan en wat gasten bij binnenkomst krijgen.
• De gangen: welke gang wanneer wordt uitgeserveerd, en wanneer er is afgeruimd.
• Het programma: wanneer de sets of acts beginnen en hoe lang ze duren. Tijdens een optreden wordt er niet uitgeserveerd of afgeruimd.
• Afsluiting: koffie, afrekenen en het moment waarop de zaal leegloopt.

Spreek af wie het overzicht houdt en het aanspreekpunt is voor de artiest, en houd de lijst met allergieën bij de hand.

Evalueer achteraf

Plan na afloop een kort moment met je team. Kijk ook naar de cijfers: hoe snel was de avond vol, hoeveel gasten stonden op de wachtlijst, hoeveel annuleerden er en wat was de omzet tegenover de kosten? Zo weet je of de avond een vervolg verdient.

Zo regel je het in Tablejoy

In Tablejoy maak je je themavond aan als arrangement in het reserveringssysteem. Je geeft het een prijs per persoon, eventueel met een early-birdprijs, en kiest of gasten niets vooraf betalen, een aanbetaling per persoon of het volledige bedrag. Gasten betalen met iDEAL of creditcard via Stripe, waarvoor je je eigen Stripe-account koppelt.

Je bepaalt wanneer het arrangement te boeken is: altijd, in een periode, op bepaalde weekdagen of op specifieke data. Voor de tijden kies je de hele dienst, een tijdvenster of vaste starttijden. Je stelt een maximum aantal gasten of reserveringen per dag in, een maximum aantal gasten per starttijd en een minimale en maximale groepsgrootte. Is het vol, dan kunnen gasten niet meer boeken; je team ziet een waarschuwing en kan er zo nodig toch een reservering bij zetten. Maak je het arrangement exclusief, dan is de gekoppelde dienst op die data alleen met het arrangement te boeken, zodat er geen gewone tafels tussendoor komen.

In de boekingswidget kun je het arrangement uitlichten en een label geven, en je deelt het met een eigen directe link. De gast ziet de starttijd, de aanbetaling per persoon en hoeveel plaatsen er nog zijn. Is de avond vol, dan staat er "uitverkocht" en kan de gast zich zonder te betalen op de wachtlijst zetten. Je stelt zelf een gratis annuleringstermijn in uren in: wie eerder annuleert, krijgt de aanbetaling automatisch terug, wie later annuleert, niet.

Bevestigingen en herinneringen gaan automatisch per e-mail en/of WhatsApp, en allergieën en notities staan in het gastprofiel. Op de avond zelf heeft je team de reserveringen bij de hand in de Tablejoy Host-app.