Reserveringen in de Host-app: plaatsen, uitchecken, tafel toewijzen

De lijst

Onder Boekingen staan de reserveringen van de gekozen dag, gegroepeerd per dienst. Met de chips bovenaan filter je: Alle, Te laat, Zonder tafel, Aan tafel, Vertrokken en Wacht (de wachtlijst). Elke chip toont het aantal; een chip die niets zou tonen verdwijnt.

Vandaag opent de lijst op de dienst die nu loopt. Reserveringen waarvan het moment voorbij is, zakken naar de groep Eerder vandaag onderaan. Gasten die nooit zijn geplaatst en te laat zijn, staan daar ook, maar houden hun rode kleur.

Elke rij begint met het aantal gasten in een blok waarvan de kleur de stand aangeeft, gevolgd door tijd, naam en status. Verder zie je tafel, allergie, verjaardagsnotitie en, met een slotje, de interne notitie. Rijen zonder tafel zijn amber; te late gasten rood.

Daarnaast kan een rij een van deze chips dragen:

• nog 5 u: hoe lang een optie de tafel nog vasthoudt. Onder de zes uur kleurt de chip, daarna staat er Optie verlopen. Zie Statussen van een reservering.
• squeeze: de gast heeft een kortere zitduur geboekt omdat de tafel daarna weer nodig is, zie Hoe je een dienst aanmaakt.
• ★ 8: het cijfer dat de gast na het bezoek gaf. Rood bij een 6 of lager, groen vanaf een 8. Zie Reviews vragen na het bezoek.
• Wacht op herbevestiging of Herbevestigd bij gezelschappen die je om herbevestiging vraagt.

Eén tik

• Tik op de statuspil voor de volgende stap: bevestigen, aan tafel, uitchecken, no-show of annuleren. Annuleren en no-show vragen om een bevestiging.
• Tik op Toewijzen bij een reservering zonder tafel om de tafelkiezer te openen.
• Tik op de rij voor de detail.

Staat de reservering op een andere dag dan de servicedag die nu loopt, dan vraagt de app bij aan tafel zetten en uitchecken eerst Een andere dag. Met Toch aan tafel of Toch uitchecken ga je door. Een dienst die na middernacht doorloopt telt nog als dezelfde dag.

De AI-planner

Zolang er reserveringen zonder tafel zijn, staat boven de lijst de balk Laat de AI-planner indelen. Die geeft alle reserveringen zonder tafel in één keer een plek.

1. Tik op de balk. Je ziet welke reserveringen een tafel krijgen; reserveringen die al een tafel hebben of zijn vastgezet blijven staan.
2. Tik op Maak voorstel. De planner laat zien welke tafel elke reservering zou krijgen. Er is dan nog niets gewijzigd.
3. Tik op Doorvoeren om precies deze tafels toe te wijzen. Is een tafel intussen bezet geraakt, dan slaat de planner die over.
4. Daarna zie je wat is ingedeeld en wie nog zonder tafel zit. Tevreden? Zo laten. Anders zet Ongedaan maken de toegewezen tafels weer leeg.

De reserveringsdetail

Op de iPad opent de detail als zijpaneel, op de iPhone als sheet. Je ziet de gastnotities, allergieën en de aanbetaling, en belt of mailt de gast met één tik. Met Gast informeren stuur je de bevestiging of herinnering via WhatsApp of e-mail. Onderaan staan de acties: Aan tafel, Uitchecken, Naar wachtlijst, No-show, Annuleren.

• Tijd, gezelschap, duur, dienst en arrangement: tik op de tegel. Er opent een klein blad onderin met de kiezer en één knop Opslaan.
• Tafel: via de tafelkiezer.
• Interne notitie: tik op Interne notitie toevoegen (of op de bestaande notitie). Je schrijft hem in een eigen blad dat boven het toetsenbord blijft. Alleen het team ziet hem; een notitie van het gastprofiel staat eronder als Uit het gastprofiel. Zie Een reservering wijzigen.
• Review: heeft de gast een cijfer gegeven, dan lees je hier ook de toelichting.

Onder Meer in de detail staan onder andere Bevestiging opnieuw sturen, Optieverzoek sturen (bij een optie) en Markeer als herbevestigd voor een gast die telefonisch liet weten te komen. Daar staat ook Historie: per dag wie de reservering aanmaakte, wie tijd, aantal of tafel wijzigde (van en naar), wanneer de gast annuleerde of herbevestigde en welke mails en WhatsApps eruit gingen. Het is dezelfde historie als in de portal.

In de tafelkiezer tik je een of meer tafels aan. Elke combinatie mag, ook tafels die niet als koppelbaar staan ingesteld of los te klein zijn; de kiezer waarschuwt alleen bij te weinig plaatsen, tafels die niet gekoppeld zijn, een tafel die later nog gereserveerd is, of als één tafel ook past. Een linkje markeert tafels die met je keuze koppelbaar zijn, een ster een VIP-tafel. Bij een bestaande reservering zet je onderin Vastgezet aan, dan verschuift de AI-planner deze tafels niet meer.

Sleep je op de tijdlijn een reservering met gekoppelde tafels naar een andere rij, dan verhuist alleen de tafel die je sleepte; de rest van de combinatie blijft staan.

In de tafelkiezer staat bij sommige tafels offline · alleen handmatig. Zo'n tafel is in de portal uit de automatische toewijzing gehaald; jij kunt er gewoon een gast op zetten.

Met de kassa-module staat er ook Verkoop: dat opent of maakt de bon van deze tafel.

Nieuwe reservering en walk-in

Via de plus-knop. De reserveringssheet vraagt aantal en datum, daarna dienst en tijd (volle tijden zijn doorgestreept), de gast (zoeken op naam of telefoon) en stelt een tafel voor. De knop zegt precies wat er gebeurt: Reserveer 2 om 19:00 · Tafel 7. Een walk-in vraagt alleen aantal en tafel en zet de gast direct aan tafel. Het aantal gasten kun je met plus en min kiezen of intypen, handig bij een grote groep.

Vallen datum en tijd buiten een dienst, dan vraagt de app om een bevestiging. Is het restaurant op dat moment gesloten (een sluitingsdag, een geblokkeerde dag of een gesloten tijdslot), dan vraagt de app Gesloten moment; met Toch opslaan ga je door. Dat geldt ook bij het omzetten van een wachtende. Een walk-in wordt niet gevraagd.