Een reservering wijzigen of verplaatsen

In de drawer

Klik op een reservering in de lijst, de tijdlijn of de plattegrond. In de drawer pas je aan:

• Datum en tijd: Tablejoy controleert de beschikbaarheid opnieuw, zonder de reservering zelf mee te tellen.
• Aantal gasten: de duur volgt de instelling duur per groepsgrootte van de dienst, tenzij je die zelf overschrijft.
• Tafel(s): kies een of meer tafels in de tafelkiezer, zie hieronder.
• Duur: per reservering aan te passen, bijvoorbeeld een groep die langer blijft.
• Dienst of arrangement, notities, allergie.
• Interne notitie: zie hieronder.

Wijzigt datum, tijd of aantal, dan ontvangt de gast automatisch een wijzigingsmail (en WhatsApp als dat aanstaat).

Tafels kiezen en combineren

De tafelkiezer toont per zaal alle tafels met hun status op het moment van de reservering. Bij een bezette tafel zie je wie er zit en tot wanneer; een tafel die pas later in de avond nodig is, staat als vrij tot 20:00 en kun je gewoon kiezen.

• Voorstel: bovenaan staat de tafel die Tablejoy zelf zou kiezen. Met Overnemen neem je hem over.
• Combineren: tik meerdere tafels aan om ze samen te gebruiken. Dat kan met elke combinatie, ook met tafels die niet als koppelbaar staan ingesteld of los te klein zijn. Tafels die koppelbaar zijn met wat je al gekozen hebt, krijgen een linkje. Past een groep aan geen enkele tafel, dan staan de gekoppelde combinaties als knop klaar.
• Waarschuwingen: de kiezer blokkeert niets, maar zegt wat je moet nagaan: Te weinig stoelen, tafels die niet als koppelbaar staan ingesteld (staan ze wel bij elkaar?), een tafel die later nog gereserveerd is, of dat één tafel alleen ook past.
• Vastgezet: zet je de tafels vast, dan laten de AI-planner en de dagoptimalisatie deze reservering met rust.

Koppelbaarheid stel je in bij Zalen en tafels. In de tafelkiezer is het een hulp, geen regel.

Interne notitie

Naast de Notities (de wens van de gast, die de gast zelf terugziet) heeft elke reservering een Interne notitie, herkenbaar aan het slotje. Die is alleen voor het team: de gast ziet hem nooit en hij gaat niet mee in mails, WhatsApp of koppelingen. Denk aan "vaste gast, bloemen apart afgerekend".

• Staat er op het gastprofiel ook een interne notitie, dan zie je die eronder als Uit het gastprofiel, met een link om het profiel te bewerken. Die notitie hoort bij de gast, de interne notitie hier alleen bij deze reservering.
• In de reserveringslijst (met de kolom notities aan) en op de plattegrond staat de interne notitie met een slotje bij de reservering.
• Een wijziging van de interne notitie komt in de historie van de reservering.

In de Host-app schrijf je de interne notitie in een eigen blad, zie Reserveringen in de Host-app.

Slepen in de tijdlijn

Op de tijdlijndans le portail sleep je een reservering naar een andere tafel of een andere tijd. Tablejoy toont een bevestiging met de nieuwe tijd en tafel; bij een botsing met een andere reservering of een te kleine tafel zie je een waarschuwing.

Slepen op de plattegrond

Op de plattegronddans le portail sleep je een reservering uit de lijst Zonder tafel naar een tafel. Tafels die passen lichten op. Met de tijdschuif onderaan kijk je vooruit in de dienst om te zien welke tafels dan vrij zijn.

AI dagplanning

Staan er veel reserveringen zonder tafel, dan kan de AI-planner de dag in één keer indelen. Klik op de plattegronddans le portail op AI dagplanning. Je ziet eerst welke reserveringen Niet meegenomen worden (vastgezet of al toegewezen) en hoeveel er gepland worden. Met Start planning deelt de planner in; daarna zie je wat is Toegewezen en wat nog zonder tafel is. De planner houdt rekening met voorkeurstafels en slaat offline tafels over.

In de Host-app laat de planner eerst een voorstel zien voordat er iets verandert, zie Reserveringen in de Host-app.

Gesloten dagen

Een gast kan nooit boeken op een gesloten moment: een vaste sluitingsdag, een geblokkeerde dag of periode of een gesloten tijdslot. Jij kunt het wel, bijvoorbeeld voor een besloten groep op een maandag. In de datumkiezer zijn gesloten dagen rood doorgestreept. Sla je een reservering op zo'n moment op, of verplaats je er een naartoe, dan vraagt Tablejoy eerst Gesloten moment: met Toch opslaan ga je door. Een walk-in wordt niet gevraagd. Een reservering die er al stond toen je de dag sloot, blijft gewoon te wijzigen.

Botsingen

Kies je een tafel die op dat moment al bezet is, dan toont Tablejoy de botsende reservering. Je kunt een andere tafel kiezen of toch opslaan, bijvoorbeeld als je weet dat de vorige gast eerder vertrekt.

Wie deed wat

Elke wijziging staat in de historie onderaan de drawer, met wie de wijziging maakte en welke velden veranderden. Zie Zoeken en het activiteitenlog.