Aanbetalingen via Stripe

Aanbetalingen verminderen no-shows op drukke momenten. Tablejoy int ze via Stripe; uitbetalingen gaan rechtstreeks naar je eigen bankrekening.

Stap 1: Stripe koppelen

1. Ga naar Instellingenim Portal en open het tabblad Betalingen.
2. Klik op Verbinden met Stripe. Stripe vraagt je bedrijfsgegevens, IBAN en identiteitsverificatie.
3. Terug in Tablejoy zie je twee statusregels: Betalingen actief en Uitbetalingen actief. Staat er in behandeling, rond dan de onboarding af via Onboarding voortzetten.

Standaard betaalt Stripe wekelijks uit; het schema pas je aan in het Stripe-dashboard.

Stripe laten afronden door iemand anders

Regelt de eigenaar of de boekhouder de bedrijfs- en bankgegevens? Dan stuur je die persoon een link per mail. Er is geen Tablejoy-account voor nodig.

1. Klik op hetzelfde tabblad Betalingen, in het blok Stripe laten afronden door de eigenaar, op Onboardingslink sturen.
2. Vul het E-mailadres in, en eventueel een naam, de Taal van de mail en een persoonlijk bericht. Klik op Versturen.
3. De ontvanger krijgt een mail met één knop naar Stripe, vult daar de bedrijfs-, contact- en bankgegevens in (houd KvK-nummer en IBAN bij de hand) en komt daarna automatisch terug. Onderbroken? Dezelfde link gaat verder waar hij gebleven was.

In het blok zie je hoe ver de ontvanger is: verstuurd, geopend, gestart bij Stripe of afgerond. Met Opnieuw sturen gaat de mail nog een keer, met Link kopiëren stuur je hem zelf door, en met Intrekken werkt de link niet meer. Via Naar iemand anders sturen vervang je de link door een nieuwe.

• De link is 30 dagen geldig. Na 5 dagen zonder actie stuurt Tablejoy één herinnering.
• Is Stripe eenmaal gekoppeld, dan is een link niet meer nodig en verdwijnt de knop.
• De bankgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe; Tablejoy ziet ze niet.

Stap 2: aanbetaling instellen

Een aanbetaling stel je in per dienst of per arrangement, als bedrag per gast. Een arrangement met een eigen aanbetaling (of volledige vooruitbetaling) gaat voor op de aanbetaling van de dienst.

• Dienst: open de dienst onder Dienstenim Portal, zet Aanbetaling aan en vul het bedrag per gast in.
• Arrangement: onder Arrangementenim Portal, sectie Prijs en betaling. Zie Arrangementen aanbieden.

Zo vraag je bijvoorbeeld wel een aanbetaling voor de zaterdagavond of het kerstmenu, en niet voor de doordeweekse lunch.

Wat de gast ziet

Na het invullen van de gegevens gaat de gast naar een beveiligde betaalpagina van Stripe (iDEAL, kaart, Apple Pay en meer, afhankelijk van je Stripe-instellingen). Tot de betaling binnen is staat de reservering op Wacht op betaling en blijft de tafel 30 minuten vast. Betaalt de gast niet, dan vervalt de reservering vanzelf en komt de tafel vrij.

De aanbetaling staat in de bevestigingsmail en in de reserveringsdrawer.

Terugbetalen

Op de pagina Aanbetalingenim Portal staan alle geïnde bedragen met status. Met Terugbetalen stort je een aanbetaling terug via de oorspronkelijke betaalmethode; dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Is een deel met een cadeaubon betaald, dan gaat dat deel terug op de bon; het venster zegt vooraf om welk bedrag het gaat.

Op dezelfde pagina stel je de gratis annuleringsperiode in. Annuleert een gast zelf (via de link in de mail) vóór die periode, dan wordt de aanbetaling automatisch terugbetaald; annuleert de gast later, dan blijft de aanbetaling staan en beslis jij. De periode staat in de widget, in de bevestigingsmail en op de wijzigpagina van de gast. Annuleer je zelf een reservering, dan betaal je desgewenst terug via deze pagina.

Overzicht per maand, voor je boekhouding

Een aanbetaling is geld dat je voor de gast bewaart: omzet en btw ontstaan pas als het gebruikt wordt. Op de pagina Aanbetalingen staat daarom per maand waar het geld bleef:

• Ontvangen: bij het boeken betaald, via Stripe of cadeaubon.
• Terugbetaald: teruggegaan naar de gast.
• Op kassabon: als Vooruitbetaald verrekend op een rekening in de kassa. De btw staat dan op die bon.
• Gebruikt bij bezoek: het bezoek is geweest zonder dat een kassabon het bedrag verrekende (je gebruikt de kassa niet, of de rekening was lager).
• Ingehouden: niet terugbetaald na een annulering of no-show.

Onder de tabel staat wat je nog in bewaring hebt voor bezoeken die nog komen. Met CSV download je het overzicht voor je boekhouder. Leg die twee vragen voor: in welk tijdvak de btw over een volledig vooruitbetaald arrangement valt, en of er btw verschuldigd is over ingehouden aanbetalingen.

Testen zonder echte betalingen

Wil je de betaalflow doorlopen voordat je live gaat? Vraag ons om de demomodus aan te zetten; betalingen lopen dan op een testaccount en er wordt niets afgeschreven.